Manajemen email di Gmail (bagian 1 - Sekilas Tentang Gmail)

Saat ini email memiliki peranan penting dalam kehidupan, dengan email kita dapat mengirimkan pesan-pesan atau dokumentasi penting secara cepat dan dapat langsung mengirimkan ke banyak pemilik email sekaligus dengan lokasi yang berbeda di bagian manapun di belahan bumi ini.

Email dapat digunakan untuk banyak kepentingan, seperti halnya kotak surat di rumah kita yang dapat digunakan untuk menerima surat dari kantor, teman, keluarga dan lainnya. Karena banyaknya kepentingan ini maka diperlukan pengaturan agar arsip email kita tertata dengan rapih dan pada saatnya diperlukan tidak terlalu sulit untuk mencari/membaca kembali arsip email kita.

Di jagat maya sekarang ini sudah banyak tersedia layanan penyedia email dengan variasi fitur yang berbeda, masing-masing memiliki kelemahan dan kelebihan, ada yang gratis ada yang berbayar, ada yang menyediakan layanan POP3 atau IMAP yang bisa langsung ditransfer ke PC dirumah kita ada juga yang tidak memberikan fasilitas ini, ada yang menyediakan kapasitas kecil, ada yang besar bahkan ada yang mengklaim memberikan kapasitas tak terbatas.

Salah satu penyedia email dengan fitur yang cukup lengkap dan hampir memiliki semua fitur unggulan adalah Gmail. Gmail memberikan banyak fasilitas yang memudahkan kita dalam mengatur arsip email kita, berikut adalah fasilitas yang diberikan oleh layanan email di Gmail:

1. Kapasitas besar, saat ini Gmail memberikan kapasitas 7GB dan masih terus ditingkatan, padahal waktu pertama kali penulis mendaftar saat itu masih sekitar 5GB.
2. Menyediakan layanan POP3S dan IMAP. Dengan layanan ini kita dapat mendownload email-email dari server Gmail langsung ke PC menggunakan software email favorit kita tanpa harus membuka web browser. Layanan POP3S lebih baik dari POP3 karena memiliki tingkat sekuriti lebih tinggi dari POP3.
3. Menyediakan layanan email forwarding. Dengan layanan ini kita bisa meneruskan email yang masuk ke inbox di Gmail ke server lain sesuai keinginan kita.
4. Menyediakan layanan filtering dan labeling, layanan ini membantu kita menyaring email-email yang masuk dan menyimpannya dalam direktory/label tertentu, sehingga semua email tersimpan pada tempat sesuai dengan tema masing-masing. Filtering di Gmail juga memberikan support untuk dilakukan forwarding, sehingga sangat berguna untuk menyaring email-email yang akan di teruskan.
   
5. Layanan mengambil email dari server POP3 email yang lain. Dengan layanan ini memungkinkan kita untuk menggabungkan seluruh email milik kita dari server manapun dan menyimpannya pada server Gmail, Selain itu kita juga tidak perlu melakukan pengecekan pada email yang lain tersebut karena Gmail akan melakukannya untuk kita setiap beberapa waktu. Sehingga semua email akan otomatis tersimpan di server Gmail.
6. Gmail memberikan fasilitas webmail yang cukup interaktif berbasis java, yang memudahkan pengguna mengatur arsip-arsip email. Selain itu disediakan juga mode HTML dan mobile yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan kita.
   
7. Memberikan fasilitas chatting yang terintegrasi dengan dengan webmail, yang menggunakan Jabber sebagai protokolnya yang sudah terbukti memiliki keamanan tinggi.
8. Memberikan fasilitas anti spam yang terbukti tangguh menangani email-email spam yang masuk ke dalam inbox email kita.

Dan masih banyak lagi layanan Gmail lainnya yang cukup berguna untuk membantu kita mengatur arsip-arsip email. Pada tulisan ini saya hanya akan membahas beberapa bagian yang paling penting untuk mengatur email-email yang masuk kedalam inbox Gmail kita.